Zawiadomienie o wprowadzeniu KSeF i nowych zasadach wystawiania faktur dla klientów biznesowych

Szanowni Państwo, 

Od 1 lutego 2026 r. zmieniają się w Polsce zasady wystawiania faktur dla firm. Wchodzi w życie Krajowy System  
e-Faktur (KSeF), czyli nowy, obowiązkowy sposób przekazywania faktur między przedsiębiorcami. W związku z tym od 1 kwietnia br. zmienią się zasady wystawiania i doręczania faktur za usługi ASTA-NET dla klientów biznesowych. 

Co się zmienia?

Od dnia 1 kwietnia 2026 r.:

• faktury dla przedsiębiorców będą wystawiane, przesyłane i udostępniane wyłącznie w formie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),
• faktura będzie uznawana za doręczoną w dniu jej udostępnienia w systemie KSeF,
• numer KSeF nadany fakturze będzie stanowił jej unikalny identyfikator,
• dotychczasowe formy doręczania faktur (np. wydruk, e-mail) nie będą już uznawane za dokument księgowy, a mogą pełnić jedynie funkcję informacyjną lub prezentacyjną,
• faktury papierowe nie będą wysyłane.

Co pozostaje bez zmian? 

• Dostęp do informacji o rozliczeniach i podglądu faktur w e-BOK. 

• Wysyłka powiadomień e-mail o wystawieniu faktury (faktura dostępna w KSeF). 

Co należy zrobić? 

Aby zapewnić prawidłową obsługę rozliczeń po 1 kwietnia 2026 r., prosimy o: 

• zapewnienie dostępu do KSeF (samodzielnie lub za pośrednictwem biura rachunkowego), 

• przekazanie lub aktualizację danych niezbędnych do prawidłowej identyfikacji Państwa firmy w KSeF, w szczególności numeru NIP, 

• aktywację usługi e-faktury w eBOK w przypadku chęci otrzymywania dodatkowo podglądu faktur w dotychczasowej formie (graficznej). 

Zmiany dotyczące wszystkich trwających umów z ASTA-NET 

Informujemy o wprowadzeniu zmian w umowach abonenckich obowiązujących klientów biznesowych (w tym w zawartych aneksach). Zmiany dotyczą wyłącznie umów zawartych do 31 marca 2026 r. i obejmują jedynie postanowienia wymagające dostosowania do nowych przepisów prawa. Ich zakres ogranicza się wyłącznie do zmian wynikających z nowych regulacji. 

Nowa treść §5 ust. 4 Umowy, a dla umów zawartych do dnia 30 sierpnia 2019 r. – §5 Umowy otrzymuje brzmienie: 

„Opłaty należne na podstawie Umowy Abonenckiej naliczane będą w miesięcznych Okresach rozliczeniowych. Opłata aktywacyjna oraz opłata przyłączeniowa, płatna jest jednorazowo i zostanie uwzględniona do rozliczenia  
w pierwszym wystawionym Dokumencie Księgowym na rzecz Abonenta. Abonent zobowiązuje się do uiszczania opłat w kwocie wynikającej z otrzymanego Dokumentu Księgowego, w terminie do 20-go dnia każdego miesiąca, chyba że inny termin został określony w Dokumencie Księgowym. Dokument Księgowy doręczany jest na adres wskazany w Umowie Abonenckiej, a na żądanie Abonenta na adres e-mail podany przez Abonenta w Umowie Abonenckiej. Od dnia wejścia w życie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), faktury dla podmiotów objętych obowiązkiem stosowania KSeF będą przesyłane w formie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, faktury wystawione w KSeF uznaje się za doręczone w dniu ich udostępnienia w tym systemie, numer KSeF nadany fakturze będzie stanowił jej unikalny identyfikator i będzie traktowany jako numer referencyjny dokumentu. W przypadku awarii lub niedostępności KSeF, faktury mogą być wystawiane w formie zastępczej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a po przywróceniu dostępności systemu – wprowadzone do KSeF niezwłocznie.” 

W niektórych przypadkach numeracja postanowień w posiadanych wzorcach umów może różnić się od wskazanej powyżej. Może to dotyczyć m.in. starszych umów, umów z indywidualnymi ustaleniami lub umów zawartych pierwotnie z innymi przedsiębiorstwami, które zostały następnie przejęte przez ASTA-NET. Należy przyjąć, że postanowienia wskazane powyżej zastępują lub zmieniają wszystkie dotychczasowe zapisy sprzeczne z nowymi regulacjami. Celem zmian jest dostosowanie wszystkich umów do nowych przepisów prawa i w tym kierunku będą one interpretowane. 

Podstawa zmian: ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 z późn. zm.). 

Prawo i konsekwencje wypowiedzenia Umowy Abonenckiej 

Treść wprowadzonych zmian dostępna będzie w Serwisie Internetowym ASTA-NET S.A. W przypadku braku akceptacji powyższych zmian, przysługuje Państwu prawo wypowiedzenia Umowy Abonenckiej – zgodnie z § 8 ust. 5 lit. b) Umowy Abonenckiej zawartej przed 1 czerwca 2023, § 9 ust. 2 pkt 2 Umowy Abonenckiej zawartej od 1 czerwca 2023 do 9 listopada 2024 roku (włącznie) lub § 7 ust. 8 lit. b) Umowy Abonenckiej zawartej od 10 listopada 2024 roku (włącznie). Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy Abonenckiej powinno zostać złożone nie później niż do dnia wejścia w życie zmian tj. do dnia 1 kwietnia 2026 roku. 

Ponieważ wprowadzane zmiany wynikają bezpośrednio ze zmiany przepisów prawa, wypowiedzenie Umowy Abonenckiej będzie wiązało się z obowiązkiem zwrotu udzielonych ulg lub zapłaty odszkodowania (różnica w nazewnictwie uwarunkowana jest datą zawarcia Umowy Abonenckiej) na zasadach określonych w Umowie Abonenckiej, Regulaminie oraz wiążącym Państwa Regulaminem Promocji. 

W przypadku pytań lub potrzeby uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt z naszymi Salonami Sprzedaży lub infolinią (67 350 90 00) – nasi doradcy chętnie udzielą wszelkich informacji.